2025 год принес новые акценты в сфере проверки документов в транспортной логистике. Согласно последним разъяснениям контролирующих органов, во время рейдовых и плановых проверок инспекторы теперь официально имеют право принимать как бумажные, так и электронные копии документов — при условии, что они должным образом оформлены и заверены.
Это решение стало ответом на активное развитие электронного документооборота в логистике и необходимость согласовать требования проверок с современными технологическими возможностями перевозчиков.
Что это значит для перевозчиков
- Электронные документы — удобство и скорость
К перечню документов, которые могут быть предоставлены в электронном формате, относятся:
- международные товарно-транспортные накладные CMR;
- внутренние товарно-транспортные накладные;
- разрешения на перевозку грузов;
- страховые полисы;
- сертификаты соответствия или происхождения товара.
Водитель может хранить эти документы:
- в облачных сервисах (Google Drive, Dropbox, корпоративные CRM);
- в специальных логистических мобильных приложениях;
- на флеш-носителях или во внутренней памяти смартфона или планшета.
Преимущества:
- быстрый доступ к документам в любой момент;
- возможность мгновенной передачи копий партнеру или инспектору;
- снижение риска потери или повреждения оригиналов.
- Бумажные копии — проверенный временем формат
Несмотря на цифровизацию, бумажные копии остаются незаменимыми в ряде случаев:
- когда контрагенты или иностранные таможенные службы не имеют технической возможности проверить электронный формат;
- при работе в зонах с нестабильным интернет-соединением;
- для архивного хранения и выполнения требований отдельных нормативных актов.
Важно помнить, что отсутствие должным образом оформленных документов во время проверки может привести к наложению штрафов или даже задержке транспортного средства.
- Гибридный подход — оптимальный вариант
Большинство экспертов рекомендует комбинировать оба формата:
- хранить электронную версию в облаке и на мобильном устройстве;
- иметь при себе комплект ключевых документов в бумажном виде.
Такой подход:
- снижает риск штрафов в случае технических сбоев;
- ускоряет прохождение проверок в разных странах;
- обеспечивает гибкость в работе с разными партнерами и регуляторами.
Практические советы от экспертов
- Регулярно обновляйте документы в обоих форматах, чтобы избежать устаревших данных.
- Используйте надежные облачные сервисы с двухфакторной аутентификацией.
- Обучайте водителей быстро находить и демонстрировать документы в любом формате.
- Проверяйте требования страны назначения — например, в ЕС электронные CMR принимаются почти везде, но есть исключения.
- Используйте QR-коды или специальные ссылки для мгновенной проверки электронной копии.
Влияние на отрасль логистики
Переход на электронный документооборот уже демонстрирует несколько важных эффектов:
- сокращение времени на оформление перевозки в среднем на 20–30%;
- снижение затрат на печать и курьерскую доставку документов;
- повышение защиты данных благодаря современным методам шифрования.
Тем не менее эксперты подчеркивают, что полный отказ от бумажных носителей пока невозможен из-за неоднородного уровня технической готовности как партнеров, так и государственных структур в разных странах.
2025 год становится периодом гибридной модели документооборота в логистике. Электронный формат предлагает скорость и гибкость, тогда как бумажный остается страховкой от технических и регуляторных рисков. Компании, которые смогут эффективно сочетать оба подхода, получат преимущество в скорости обслуживания клиентов, снижении затрат и готовности к проверкам в любых условиях.
Читайте также: Проект по обучению и трудоустройству ветеранов в сфере логистики: новый этап социальной адаптации
