2025 рік приніс нові акценти у сфері перевірок документів у транспортній логістиці. Відповідно до останніх роз’яснень контролюючих органів, під час рейдових та планових перевірок інспектори тепер офіційно мають право приймати як паперові, так і електронні копії документів — за умови, що вони належним чином оформлені та завірені.
Це рішення стало відповіддю на активний розвиток електронного документообігу в логістиці та необхідність узгодити вимоги інспекцій із сучасними технологічними можливостями перевізників.
Що це означає для перевізників
1. Електронні документи — зручність і швидкість
До переліку документів, які можуть бути надані в електронному форматі, належать:
- міжнародні товарно-транспортні накладні CMR;
- внутрішні товарно-транспортні накладні;
- дозволи на перевезення вантажів;
- страхові поліси;
- сертифікати відповідності чи походження товару.
Водій може зберігати ці документи:
- у хмарних сервісах (Google Drive, Dropbox, корпоративні CRM);
- у спеціальних логістичних мобільних додатках;
- на флеш-носіях або у внутрішній пам’яті смартфона чи планшета.
Переваги:
- швидкий доступ до документів у будь-який момент;
- можливість миттєвої передачі копій партнеру чи інспектору;
- зниження ризику втрати чи пошкодження оригіналів.
2. Паперові копії — перевірений часом формат
Попри цифровізацію, паперові копії залишаються незамінними у низці випадків:
- коли контрагенти або іноземні митні служби не мають технічної можливості перевірити електронний формат;
- під час роботи на територіях із нестабільним інтернет-з’єднанням;
- для архівного зберігання та виконання вимог окремих нормативних актів.
Варто пам’ятати, що відсутність належно оформлених документів під час перевірки може призвести до накладення штрафів або навіть затримки транспортного засобу.
3. Гібридний підхід — оптимальний варіант
Більшість експертів радить комбінувати обидва формати:
- зберігати електронну версію у хмарі та на мобільному пристрої;
- мати при собі комплект ключових документів у паперовому вигляді.
Такий підхід:
- зменшує ризик штрафів у разі технічних збоїв;
- прискорює проходження перевірок у різних країнах;
- забезпечує гнучкість у роботі з різними партнерами та регуляторами.
Практичні поради від експертів
- Регулярно оновлюйте документи в обох форматах, щоб уникнути застарілих даних.
- Використовуйте надійні хмарні сервіси з двофакторною автентифікацією.
- Навчіть водіїв швидко знаходити та демонструвати документи у будь-якому форматі.
- Перевіряйте вимоги країни призначення — у ЄС, наприклад, електронні CMR приймаються майже всюди, але є винятки.
- Використовуйте QR-коди або спеціальні посилання для миттєвої перевірки електронної копії.
Вплив на галузь логістики
Перехід на електронний документообіг уже демонструє кілька важливих ефектів:
- скорочення часу на оформлення перевезення в середньому на 20–30%;
- зменшення витрат на друк та кур’єрську доставку документів;
- підвищення захищеності даних завдяки сучасним методам шифрування.
Втім, експерти наголошують, що повна відмова від паперових носіїв поки що неможлива через нерівномірний рівень технічної готовності як партнерів, так і державних структур у різних країнах.
2025 рік стає періодом гібридної моделі документообігу у логістиці. Електронний формат пропонує швидкість і гнучкість, тоді як паперовий залишається страховкою від технічних чи регуляторних ризиків. Ті компанії, які зможуть ефективно поєднувати обидва підходи, отримають перевагу у швидкості обслуговування клієнтів, зниженні витрат і готовності до перевірок у будь-яких умовах.
Читайте також: Проєкт з навчання та працевлаштування ветеранів у сфері логістики: новий етап соціальної адаптації
